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盡快實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案社會化管理

    日期：2012-01-06     作者：市律協(xié)調(diào)研部    閱讀：5,363次

一、調(diào)研的背景

         2010年，本市律師行業(yè)的創(chuàng)收已經(jīng)接近60億元人民幣，律師人數(shù)已超過13000人，律師事務(wù)所家數(shù)超過1100家。但是，隨著律師行業(yè)的快速發(fā)展，一些發(fā)展中的瓶頸問題也隨之顯現(xiàn)，律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案的保管事宜就是目前律師事務(wù)所在發(fā)展中面臨的瓶頸之一。現(xiàn)在很多律師事務(wù)所隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在高檔寫字樓租賃或購買了辦公室，但是由于若干年來的業(yè)務(wù)檔案越來越多，很多律師事務(wù)所不得不安排專門的辦公場所用于堆放業(yè)務(wù)檔案，這對于寸土寸金的律師事務(wù)所辦公場所而言無疑是巨大的浪費。而且，從長遠來看，解決律師事務(wù)所檔案存放問題已經(jīng)成為了一個全行業(yè)面臨的問題。因此，九屆理事會把這項工作作為2011年的重點工作之一，爭取在2011年摸清律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案存放的情況，以及上海市專業(yè)從事檔案管理的公司的情況，提出相應(yīng)的解決方案，為律師事務(wù)所的發(fā)展解決燃眉之急。

二、調(diào)研的過程

         律所規(guī)范與發(fā)展委員會承擔(dān)了律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案社會化管理調(diào)研工作后，專門召開委員會全體會議討論如何開展這項工作，經(jīng)討論決定，律所規(guī)范與發(fā)展委員會主任韓炯、委員丁偉曉等擔(dān)任調(diào)研小組成員，調(diào)研部負責(zé)日常調(diào)研事宜。6月9日開始，工作小組在管建軍副會長的領(lǐng)導(dǎo)下，正式開展本市律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案社會化管理事項的調(diào)研工作。到目前為止，工作小組共走訪、調(diào)研了浦東新區(qū)律工委、長寧區(qū)律工委、錦天城律師事務(wù)所、金杜律師事務(wù)所、君悅律師事務(wù)所、大成律師事務(wù)所、融孚律師事務(wù)所、韓明志律師事務(wù)所、新華律師事務(wù)所、觀韜律師事務(wù)所、周吉高律師事務(wù)所、乾和律師事務(wù)所、海華永泰律師事務(wù)所等近30家律師事務(wù)所；同時，管建軍副會長、王旭峰副秘書長、調(diào)研部李旻還分別拜訪了上海市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、上海市公證協(xié)會等檔案業(yè)務(wù)主管部門和兄弟單位等。

三、本市律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案保管的現(xiàn)狀及其利弊分析

經(jīng)過調(diào)研，我們基本摸清了上海市律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案保管的現(xiàn)狀以及律師事務(wù)所的要求等。目前，律師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案保管的方式主要有以下三種，（一）律師事務(wù)所尋找社會上專業(yè)檔案保管公司，以外包的形式進行保管；（二）律師事務(wù)所在辦公場所集中場地或者在外租用民房，由律師事務(wù)所進行集中保管；（三）由承辦律師個人保管，律師事務(wù)所不負責(zé)統(tǒng)一集中的保管。
律師事務(wù)所尋找專業(yè)檔案保管公司，以外包的形式進行保管，這種方式比較正規(guī)，采用這種方式的以本市大型綜合性的律師事務(wù)所為主，但是律師事務(wù)所普遍反映這種方式雖然節(jié)省了部分辦公場地，但是保管價格較高；而且部分律師事務(wù)所表達了對這種方式保管檔案的安全性和保密性的擔(dān)憂，比如對于敏感案件和企業(yè)上市等涉及大量企業(yè)內(nèi)部機密的非訴訟項目，保管在社會上的商業(yè)公司，難以保證某些信息會在檔案外包的過程中不會散失出去，這可能對客戶和律師事務(wù)所造成負面影響。
采用在辦公場所集中場地或者在外租用民房，由律師事務(wù)所進行集中保管這種方式的，主要是部分大型律師事務(wù)所和大部分中小型律師事務(wù)所。他們或者在辦公場所專辟一個地方集中保管檔案，或者租用民房集中堆放檔案，這樣的好處是有利于律師事務(wù)所的規(guī)范化發(fā)展，弊端是檔案占用了大量辦公場所，尤其是某些租在高檔寫字樓的事務(wù)所覺得越來越不堪重負。而有些在外租用民房的律師事務(wù)所雖然節(jié)約了成本，但是租用一般的民房堆放檔案，防火防潮防盜等措施較差，很容易發(fā)生檔案的滅失。
采用由承辦律師個人進行保管這種方式的，絕大多數(shù)是中小型的律師事務(wù)所或者個人所，其好處是事務(wù)所不用承擔(dān)檔案保管的成本，但弊端是檔案保管制度流于形式，很難有完整健全的檔案保管，隨著律師個人的轉(zhuǎn)所、辭職等，由律師個人保管的檔案很容易滅失，不利于律師事務(wù)所長遠健康的發(fā)展。

四、本項工作的實施進度

         到2011年12月，調(diào)研部已經(jīng)完成了對律師事務(wù)所需求的調(diào)研，并約談了數(shù)家在上海從事專業(yè)檔案保管的公司詢價；調(diào)研部還分別到這些公司的庫房實地調(diào)研。最終調(diào)研部將整理相關(guān)的材料報會長會議和理事會審議，挑選一家價格相對較低，服務(wù)相對較好的公司，為律師事務(wù)所提供業(yè)務(wù)檔案保管服務(wù)。